安全、効率的な海外出張を実現するには

グローバル展開に伴い、海外出張に関連した業務が急増している。迅速かつ効率よく手配を進めたいと感じるビジネスパーソンも多いのではないか。海外出張の手配を担うIACEトラベルでは、業務渡航・出張手配サービスを提供、スムーズな出張の実現をサポートしている。

2013年7月23日

第１回　急な出発にもスピーディに対応

海外出張は現地でのビジネスの状況に応じて急に決まることが多い。それだけに迅速な対応が求められる。

月間20人近い出張者が出るA社は、某旅行代理店に航空チケット、現地の宿泊などの手配を依頼していた。だが問い合わせに対する窓口担当者からの返答が遅いこと、新たなプラン提案が少ないことに不満を抱いていたという。

そんな折、グローバル展開を強化する方針が打ち出され、海外出張の増加が予想されたため、インターネットを通じIACEトラベルにコンタクトした。

メールでの問い合せには90分以内に回答

IACEトラベルの強みのひとつに｢レスポンスの早さ｣がある。今年２月の問い合わせメール受信に対する返信状況をみてみよう。なんと問い合わせメールのうち5割が45分以内に対応完了となっていた。さらに90分以内でみると、88％が返信を終えていた。

A社では、発注からのタイムロスなく航空チケットや現地での宿泊手配を行える点に加え、月次決算の日程に合わせて請求書が発行される点にメリットを見いだしているという。IACEトラベルからの提案により、手配料金も従来より安価に抑えられるようになった。

B社の場合、これまで出張者個人がチケットを自由に手配できる規定だった。

しかし希望の便を探して予約する手間、スケールメリットや危機管理上の問題などを理由に、手配業務を依頼する旅行代理店を全社で絞り込む方針に変わった。

IACEトラベルはその中の2～3社に含まれているが、「365日営業」「週末・大型連休時の緊急手配」「有事対応が可能な点」が評価されているという。

「相見積もりOK」の柔軟さ

IACEトラベルの調査によると、手配業務を依頼する代理店を絞り込む会社は年々増加している。1企業が絞り込む指定代理店の数は2～3社が約8割と圧倒的で、相見積もりを行って競合他社との料金を常に比較している例も少なくない。

創業43年、世界59都市に店舗を構えるIACEトラベルは、ビジネスユースに対応する迅速なレスポンス、提案力に加え、滞在国におけるビザ取得、通訳の紹介など言語対応サービスを含むきめ細かなサポートをワンストップで請け負い、急速に法人顧客を増やしている。

2011年の法人送客件数は11万4,000件に上り、08年の約2倍だ。｢相見積もり提出だけでも歓迎。良さは確実に伝わります｣と柳原太郎・首都圏法人営業部統括マネジャー。次回はサービスの詳細を解説いただく。

【情報提供】ＩＡＣＥトラベル