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第２回　各社の事情に合わせたサービス実現

IACEトラベルは、業務渡航・出張手配サービスを２本立てで提供している。

まとまった件数の出張案件を一手に担う総務・担当部署管理者向けと、渡航する本人が手配を担う出張者・事務ご担当者向けだ。

総務・担当部署管理者から寄せられる要望は、

• 全社の出張コストを削減したい
• 手配業務を効率化し、負担を軽減したい
• 部門間で異なる手配フロー、書式を統一したい
• 出張・精算データを簡単にまとめたい

などだ。

出張の目的に合った航空券を提案

コスト削減の方法としては、航空会社との交渉で単価を抑制するほか、よりリーズナブルな券種を探すことで継続的に削減できる方法を提案している。

IACEトラベルは創業当初から海外自由旅行の手配でノウハウを蓄積しており、スタッフがさまざまな航空券種に精通しているのが特色だ。

また、通常の旅行代理店が複数の卸会社を経由して航空会社へ問い合わせをするのに対し、IACEトラベルは航空会社と直接つなぐ専用端末を利用するため、対応が早く、取り扱い券種も豊富だ。

｢出張ごとに利用する航空券の設定を見直せば、年間でかなりの経費を削減できます｣と柳原首都圏法人営業部統括マネジャー。

成田～上海便の設定を正規割引航空券から格安航空券に変更することで出張1回につき約6万円のコスト削減が可能になった企業もある。毎月1回出張する場合、年間で約70万円のコストダウンとなった。

担当スタッフが契約前に現状や要望、海外渡航に関する社内規定などをヒアリングした上で、ニーズを満たす券種の設定を提案する流れだ。

管理部門の事務処理もサポート

柳原首都圏法人営業部統括マネジャー

手配業務の効率化や負担の軽減には、1社につき1人担当スタッフが付き、航空チケット、宿泊施設、ビザ取得（アジア全域で対応可能）、通訳サービスなどすべてを請け負うワンストップサービスを提供している。

メーンの担当者が休業した場合も、情報が共有された複数のバックアップスタッフが常時待機するシステムがあり、出発日直前の変更など急な要望にも備えている。

また、出張後の請求書発行を月次、決算月など、各社の要望に応じた時期に行うほか、精算・集計といった管理部門の事務処理についても、ニーズに合わせた必須項目を含むレポートを作成してサポートする。

月間の出張件数が5件以上の企業には、出張ごとの手配・発注フローや出張中の社員の移動スケジュール、渡航者リストなどが統一フォームで把握できる出張管理システムの導入も可能だ。

渡航する本人が手配を担う出張者・事務担当者向けの場合も、コスト削減、ワンストップサービスの基本的な内容は同様。

柳原首都圏法人営業部統括マネジャーは｢サービスの基本的な内容に沿い、お客様それぞれにカスタマイズしたサービスを提供していきます｣と話す。

【情報提供】ＩＡＣＥトラベル

記事一覧

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第２回　各社の事情に合わせたサービス実現（2013/07/23）
第１回　急な出発にもスピーディに対応（2013/07/23）