｢できない｣とはいいません！

安全、効率的な海外出張を実現するには

グローバル展開に伴い、海外出張に関連した業務が急増している。迅速かつ効率よく手配を進めたいと感じるビジネスパーソンも多いのではないか。海外出張の手配を担うIACEトラベルでは、業務渡航・出張手配サービスを提供、スムーズな出張の実現をサポートしている。

2013年7月23日

第３回　｢できない｣とはいいません！

首都圏法人営業部・守香織氏

｢今夜発のフライトでビルバオ（スペイン北部の都市）に行きたいんだけど、航空チケットあるかな｣――。

出社と同時に舞い込んだこんな依頼に対応したという、IACEトラベル首都圏法人営業部・法人営業課の守香織さん。

｢どんなに急な問い合わせにも『できない』とは言いたくない｣と話す。

依頼の電話を切った後、直ちにビルバオへ最も効率よく安全に飛べるルートを探し、チーム総力挙げて航空会社や現地ホテルへの問い合わせを行った。依頼をした顧客は午後9時発のフライトで無事に旅立つことができたという。

守さんに、仕事上の大きな喜びと自信をもたらしてくれた経験だ。

相手の顔を見てニーズ聞き取り

上記のような“特急出張”以外の場合は、1～3週間前にメールか電話で見積もり依頼が来ることがほとんどだ。

見積もりは、それぞれの社内規定に応じた航空会社や宿泊先のグレード、ビザの取得や通訳サービスの利用など、具体的な要望に応じて複数案を作成する。

顧客の都合が許せば、直接訪問し、見積もりに必要な情報を相手の顔を見ながら聞き取ることで、正確にニーズを反映できるよう努めているという。

顧客が複数の見積もりをもとに、実際に購入する出張プランを決めたら予約確認書を発行する。航空チケットの発券は、急な旅程変更にも柔軟に対応するために、なるだけ先に延ばす。

発券期限が来たらメールでEチケットを送付するか、守さん自身が足を運んで担当者に届け、手配が終了する。

人間味ある細やかな心遣いを

航空会社での勤務経験もある守さんは、ひと月平均100件近くの手配をこなすという。常に心掛けていることを尋ねると、｢お客様の目線で物事を見ること｣という答えが返ってきた。

｢数をこなすことも必要になる出張の手配は、ともすれば“流れ作業”のようになってしまいがちな仕事ですが、そうではいけないと思っています。人間味のある細かな心遣いがあって、満足いただけると考えています｣。

複数の空港を経由する場合は乗り継ぎのしやすさを考慮、旅程変更が発生する可能性のある場合ならフライト日程を柔軟に変えられる券種を選ぶ、など、かゆいところに手の届く気配りで、お客様に満足いただきたいのだと言う。

どんな状況の依頼でも、お客様に無事出発していただくために最善を尽くす――。守さんらスタッフが地道な努力を重ねることで、IACEトラベルは確実にリピーターを増やしているようだ。

【情報提供】ＩＡＣＥトラベル